Qu'est-ce que la méthode Eisenhower ?
Ce nom vous dit sûrement quelque chose ? Mais oui car, la matrice d’Eisenhower est bien en rapport avec celui qui fut le président des Etats-Unis de 1953 à 1961.
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important » disait wight D. Eisenhower
Cette matrice fonctionne donc avec deux critères :
Urgent signifie qu’une tâche doit être traitée immédiatement. On est dans un mode réactif, dans l’empressement.
Important fait référence à l’accomplissement d’objectifs à moyen ou long terme. On est donc dans un mode actif, généralement calme et rationnel. Les tâches importantes sont rarement urgentes
La matrice d’Eisenhower organise donc toutes nos tâches selon leur importance et leur urgence.
La matrice se distingue par 4 catégories de tâches:
1) Urgent et important : à traiter immédiatement, requiert notre attention immédiate et ne peut pas être repoussé trop longtemps.
2) Important, mais pas urgent : A planifier pour plus tard. Sans échéance imminente, il peut être facile de mettre ces tâches de côté… et d’oublier leur importance ! Il est primordial de les inscrire dans notre agenda, idéalement à une date relativement rapprochée, pour éviter qu’elles deviennent urgentes.
3) Urgent mais pas important : A déléguer, car ces tâches ne dépendent pas de vous. Généralement liées à des demandes imprévues de vos collègues de travail, de clients, lesquels sollicitent votre aide pour accomplir quelque chose qui n’est pas de votre ressort.
4) Ni urgent ni important : A éliminer ou à limiter. On parle ici principalement d’identifier vos mauvaises habitudes, comme surfer sur Internet ou consulter vos courriels trop souvent en mangeant du chocolat.
Le principe est donc d’inscrire le plus honnêtement possible les tâches à accomplir dans la matrice pour traiter d’abord ce qui est important. En clair, les cases 1, puis 2, 3, 4.
La matrice est principalement représentée par un tableau à double entrée (exemple ci-dessous).
Sur l’axe vertical : l’Importance.
L’importance de chacune des tâches est basée sur l’impact que celle-ci a sur vos objectifs, sur la valeur ajoutée que sa réalisation apporte.
Sur l’axe horizontal : l’Urgence.
L’urgence de chacune des tâches est basée à la fois sur le temps requis à sa réalisation et sa date d’échéance.
(EXEMPLE JEM Consulting)
L’utilisation de la matrice d’Eisenhower peut devenir un outil du quotidien ou quand quand une personne se sent débordée pour repositionner les choses à leur juste place.
D’une manière générale, c’est un très bon exercice pour identifier les tâches à forte valeur ajoutée, celles que l’on peut déléguer et celles que l’on peut tout simplement laisser tomber.