Office Manager
Le métier d’Office Manager reste encore méconnu en France :
en provenance des Etats-Unis, il se situe entre l’assistant(e) de direction et le responsable administratif…Il peut être amené à effectuer des tâches administratives, juridiques, comptables, RH ainsi que des actions de communication. En bref, une personne de confiance pour le directeur ou la directrice.
L’Office Manager a un rôle à la fois transversal et polyvalent de gestion et de coordination des informations et également des activités de l’entreprise...
Il peut également accompagner le Directeur Général dans ses déplacements professionnels et il/elle se situe « hiérarchiquement » au-dessus des autres salariés(es).
Il doit gérer les problématiques au quotidien, et doit trouver des solutions…
Il veille aussi au respect des procédures :
• Concernant le droit du travail ou la législation sociale
• Il/elle organise les réunions où le Directeur Général doit se présenter
• Il/elle a la gestion administrative du personnel
• Il/elle doit connaître tous les supports de communication et informatiques
• Il/elle doit avoir un bon sens de la communication orale ou écrite, ainsi qu’un esprit d’analyse et de synthèse
• Il/elle s’occupe des achats du mobilier ou des fournitures bureautiques
Une profession qui reste majoritairement féminine en sachant également que ses attributions peuvent évoluer avec l’expérience, le Directeur Général peut lui demander de gérer de plus en plus de dossiers…
Les missions principales :
• Gère l’agenda, le planning, du Directeur Général
• Réceptionne et trie le courrier
• Réceptionne et filtre les appels
• Rédige les courriers, les comptes rendus
• Organise les déplacements
• Prépare les dossiers
• Vérifie la véracité des informations
• Peut prendre en charge certains dossiers
• Peut élaborer de nouveaux projets
• Encadre le personnel administratif
• Prise en charge des recrutements (fiches de poste, réception des candidats)
Les compétences requises pour l’exercice de cet emploi :
• Polyvalent, organisé
• Motivé rigoureux
• Dynamique, réactif
• Autonome, discret
• Disponible, efficace
• Rapide
• Bon niveau d’anglais
Dans tous les secteurs d’activités et quelque que soit la structure, TPE, PME, PMI, institution publique, collectivité locale, multinationales…on peut retrouver un ou une Office Manager.
Les inconvénients de ce nouveau métier
• Stress, toujours sous pression
• Horaires
• Solitude dans la fonction
• Isolement
• Continuellement sollicité
• Problématiques multiples et simultanées
• Manque de reconnaissance
• Manque de statut professionnel
• Gestion des urgences