La loi de Brooks
Le Principe (Frédérick Brooks) : "Intégrer de nouvelles personnes dans un projet fait perdre du temps"
« Le travail d'un homme pendant un mois peut être fait (en cas de retard) par deux hommes en 15 jours !!!
Ce qui voudrez dire qu'un travail réalisé par plusieurs personnes sera plus productif dans un même temps donné. »
C’est une certaine logique de croire ça… Mais en réalité celle-ci n'est pas toujours vraie…
Ce n'est pas en augmentant le nombre d'employés que l’on pourra diminuer le temps de travail et que le travail en lui-même avancera plus vite…
Cette théorie est surtout vue dans les entreprises qui travaillent dans les secteurs de gestion de projets, évènementiel, marketing, commerciale...
Le nombre de salariés dans une équipe, influe sur le rendement et la productivité.
Trop peu de personnes dans une équipe de travail équivaut à être débordées.
Trop de personnes dans une équipe équivalent à un rendement décroissant.
Alors pourquoi ?
« Simple comme l’illustration ci-dessous, plus on est nombreux, plus le nombre de canaux de communication se multiplient. »
Plusieurs raisons à cela :
POINT 1 :
Pour qu'une personne soit productive, il faut en premier lieu un processus d'apprentissage sur l'entreprise elle-même, le règlement intérieur, les règles de sécurité ainsi que l'apprentissage et la mise en œuvre du travail demandé, mais aussi de l'avancé du travail qui a déjà fait en amont.
Pendant cette période l'employé n'est pas productif…
La période d'apprentissage
Pendant cette période d'apprentissage un salarié (dit "tuteur") prend en charge le nouvel employé pour ce qu'il se familiarise avec les us et coutumes de l'entreprise. C’est ainsi que le travail effectif du tuteur est mis en pause et le travail du nouveau employé n'est pas encore commencé…
L’intégration dans une équipe déjà constituée
Il est difficile de s'intégrer dans une équipe qui est déjà en place depuis le début du projet, il faut trouver sa place au milieu de collaborateurs et de trouver son rythme…
La multiplication des employés travaillant sur une même tâche, peut être problématique, chacun a des avis, des méthodes de travail, des expériences professionnelles différentes…
Afin qu'une équipe travaille en cohésion totale il faut du temps, il y a des ajustements à faire dans l'équipe…
Le nouvel collaborateur doit comprendre le rôle de chacun dans le projet…
Une nouvelle organisation dans la gestion de l'équipe et du personnel doit être faite.
Au niveau de la règlementation du travail du au nombre d'employé, celle-ci pourraient changer avec des avantages comme des inconvénients.
La multiplicité des interlocuteurs rend le temps communication entre salariés d'une même équipe long.
POINT 2 :
Plus il y a de collaborateurs plus les charges pour l'entreprise augmentent, mais aussi l’augmentation des ressources…
Les dépenses de fonctionnements pour les matériels, outils de travail sont en rapport avec les nombres croissant de collaborateurs. Bureau, ordinateur, voiture…
POINT 3 :
Certaine tâche peuvent être divisée et peuvent être accomplit par un certains nombres de personne, mais d'autre ne peuvent pas l'être…
Exemple :
Mettez 1 peintre dans une pièce, il fera son travail en 2 jours…
Mettez 5 peintres dans la même pièce et pour le même travail, il faudra sans doute 2 jours également…
Alors pourquoi ???
- Former les nouveaux peintres à la peinture par le peintre "tuteur"
- Chacun doit avoir son matériel (tenue, pinceaux ...)
- Chacun doit être venu sur le lieu du travail (risque d'accident du trajet)
- Peu de place pour les 5 peintres dans la même pièce
- Tout sera multiplié par (5 nettoyage du matériel....)
- Risque de mauvais travail (éclaboussures, ...)
Du côté de l'entreprise plus de charges, plus de dépenses en matériel, plus de risques d'accidents du travail, ...
"Neuf femmes ne font pas un enfant en un mois" selon (Frederick Brooks)
Pour les managers
Le défi pour les managers qui doivent évaluer le nombre d'employé sur un même projet, ni trop ni trop peu
La perte de temps des managers sera aussi impactée par l'arrivée de nouveaux salariés :
- Explication du travail
- Présentation des équipes
- Visite de l'entreprise
- Les formations obligatoires
Le rôle des managers est complexe est ce bon de rajouter des nouveaux employés ?
Une communication et une organisation simple des équipes pour s'adapter au nouveau arrivant sans faire perdre trop de temps aux équipes productives…
Etre proactif c'est à dire ne pas attendre qu'il soit trop tard pour réagir (pénalité de retard)
La pénalité de retard est peut être préférable qu'à l'embauche de nouveaux employé, il faut trouver le juste milieu…
Les collaborateurs
Les employés en plein travaillent se voient contraint d'intégré le nouveau venu dans l'équipe de travail déjà en retard. Deux réactions peuvent être vues.
- Les employés sont content d'avoir un nouveau collaborateur qui absorbera (une fois en place) le retard, ce qui veut dire moins d'heures supplémentaires, moins de stress, un nouveau souffle dans l'équipe et pourquoi pas des nouvelles idées.
- Ou ils peuvent voir dans cette arrivée, le fait de leur incompétence et de leur retard. L’intégration de ce nouveau se fera difficilement une certaine animosité peut être ressentie qui mets en évidence leur retard et la non confiance en eux de la hiérarchie.
Le nouvel arrivant
Le comportement du nouvel arrivant, de son caractère, son expérience font également partie du processus d'intégration.
Une personne qui « procrastine » ne pourra pas faire avancer le projet bien au contraire, c'est là que le recrutement en amont du personnel est une phase importante.
Certaine personne n'arrive pas à s'intégrer dans une équipe déjà en place ou tout le monde se connait ou il y a des automatismes en placent.
Certaines personnes avec des caractères asociaux sont également à prendre en compte ce qui peut avoir pour effet une mauvaise dynamique de travail.
Le nouvel employé n'aura pas eu les réunions de lancement de projet par exemple il ignorera certaines exigences (exemple charte graphique) et commettra des erreurs ce qui provoquera des retards et du travail inutile.
Est ce bon pour une entreprise qui a du retard sur un projet d'inclure de nouvel employé ?
OUI et NON
La réponse est oui si le projet est facilement divisible même si il faut un temps d'apprentissage et de mis en place et si chacun n'empiète pas sur le travail des autres…
La réponse est NON si le travail n'est pas divisible, car il faudra beaucoup trop de temps dans les explications du projet dans son ensemble ainsi que l'intégration dans une équipe de travail ainsi que les règlements sur l'entreprise.
Une synchronisation avec une équipe déjà en place est compliquée qui peut être en plus accentué par le retard.
La conséquence peut être désastreuse et la productivité très impactée…
Alors quelles solutions ?
Pour rattraper un retard sur un projet il faut :
Augmenter les ressources c'est à dire qu'une personne travail plus sur un même projet au lieu de ci consacrer que 2 jours par semaines, il serait mieux d'y travailler 4 jours sans faire intervenir d'autre personne qui feront prendre encore un retard plus important…
Mettre des responsables de confiances comme tuteur pour les nouveaux arrivants…
Les nouveaux arrivants devront pour l'instant faire des tâches qui devraient aider les autres collaborateurs à être plus efficace sur le projet (photocopie, recherche d'information, prendre les appels....), ils seront là en complément du projet sans pour autant intervenir sur le projet lui-même…