Compte rendu ou Procès-verbal ?
Le compte rendu est un écrit qui a pour but principal d'informer, cela reste un outil de communication interne qui retranscrit ce qui a été dit ou constaté à lors d’un certain événement.
Le procès-verbal, quant à lui, est un document destiné à consigner officiellement les décisions prises en réunion par une instance - collectivité territoriale, comité d'entreprise, chsct, CSE, etc.
Le procès-verbal est la représentation écrite complète de la réunion, dans l’ordre exact de son déroulement.
==> Cependant le procès-verbal doit être soumis à l'approbation des participants ou de leurs représentants, signé par le secrétaire de séance et revêtu du timbre de l'instance, le document une fois signé a une valeur juridique.
Si vous réalisez un compte rendu de qualité cela vous donnera la garantie qu’il soit lu…
Dans le cadre du compte rendu il s’agit de rédiger la synthèse d’un document oral (pris dans le milieu professionnel, ce document peut être très varié : réunion, conférence, interview…).
A travers cette synthèse, quelqu’un qui n’a pas eu connaissance du texte oral peut :
> Comprendre de quoi il est question
> Situer les problèmes
> Trouver de façon immédiate les informations qui l’intéressent
Le compte rendu est une description aussi fidèle que possible d'une lecture, d'un fait, d'un événement. Il doit être clair, précis et s'appuyer sur la réalité.
Il apparaît donc important d'illustrer par des exemples, précis, tirés du document ou de l'événement les explications fournies dans un compte rendu.
Un compte rendu n’est pas un résumé du texte mais une synthèse non chronologique des idées du texte.
- Il faut qu’il soit clair, c’est- à dire avoir une présentation soignée, aérée, avec des phrases simples, courtes.
- Il ne faut pas reprendre intégralement les phrases du texte écouté.
- Pour être clair, un compte rendu doit être précis, c'est-à-dire donner des détails, ne pas rester trop général.
Il faut également donner au compte rendu une structure visible, c’est-à-dire :
> Un titre qui donne l’idée générale du type de texte entendu (interview de… , réunion du …) et sa « mise en situation » (qui parle ?à qui ? où ? quand ?)
> Le titre ne dure pas quelques lignes, mais quelques mots
> Des paragraphes (2, 3, maximum 4) qui regroupent les idées principales du texte
> Le contenu de ces paragraphes ne doit pas être répétitif
> Tous les paragraphes ont un titre évocateur
> Les paragraphes doivent être homogènes (ils ont plus ou moins la même longueur)
> A l’intérieur des paragraphes, l’organisation des idées peut être schématique ou bien construite sous forme de phrases complètes, liées les unes aux autres
Le compte rendu doit remplir 5 fonctions essentielles :
> Informer les absents
> Raviver la mémoire des participants
> Fournir un outil de travail collaboratif (équipe)
> Assurer la traçabilité de ce qui a été dit et décidé
> Renforcer la cohésion interne de l’équipe
Pensez lors de la rédaction de votre compte rendu à intégrer les points suivants :
==> Evoquer les circonstances de la communication
==> Adapter le compte rendu à son objet
==> Rester fidèle à l'objet du compte rendu
==> Structurer le texte
==> Adapter le compte rendu à l'usage auquel il est destiné