« Clean Desk » le nouveau bureau ?

C’est la grande nouveauté du moment, pour être en parfaite adéquation avec les nouvelles habitudes de travail.

Nouveau concept de travail qui s’apparente plus à une méthode de rangement le Clean Desk est un bureau vide, épuré et esthétique… pas de pile de papier ou de dossier, pas de photo de la famille ou du chien, rien de personnel, ou d’affectif, bref le bureau sobre et dépouillé.

Les équipements de travail minimum… un ordinateur, un clavier, un écran, voilà tout ! rien ne traîne, c’est plus apaisant.

C’est toujours agréable de venir travailler le matin est de retrouver son poste de travail propre et vide pour commencer une nouvelle journée de travail… non ?

Bureau clean


Toujours plus flexible et nomade avec les nouvelles habitudes de travail,  ce concept facilite les échanges de bureaux qui se font plus facilement, sans avoir l’impression de prendre la place de quelqu’un autre.
    • On trie, on range, on numérise, plus de désordre dans les dossiers, plus de papiers perdu, dans une époque où l’écologie fait partie intégrante de la culture d’entreprise.
    • Plus de document confidentiel sur les bureaux exposé à la vue de n’importe qui.
    • Fini les étagères qui débordent, les placards qui ont du mal à fermer, plus de post-it de couleur autour de l’écran de l’ordinateur

Plus organisé les dossiers ou travaux sont numérisés, faire le Clean Desk dans l’ordinateur est aussi essentiel ne pas reporter le désordre dans son ordinateur, c’est ainsi que l’on nommera et numérotera précisément les dossiers pour mieux les retrouver et éviter la perte de temps et du stress inutile.

Pour une bonne pratique, il faut une bonne organisation alors on commence par créer des casiers privés pour les uns et des étagères pour certains dossiers en cours…

« Une place pour chaque chose et chaque chose a sa place » comme dirait Samuel Smiles…
    • Un bureau bien rangé élimine les sources de distraction.
    • Vous restez donc concentré sur votre travail.

Chacun doit montrer l’exemple du responsable aux managers jusqu’à l‘employé(e).

Cette méthode ne peut pas fonctionner si quelques individus ne jouent pas le jeu !

Pour qui est cette méthode ?
Pour toutes les entreprises qui ne sont pas dans la créativité ou dans l’inventivité…

Quels sont les avantages du Clean Desk ?
    • Pour plus de concentration et d’efficacité cette méthode assure une certaine sérénité chez les employés
    • Avec moins de distraction l’employé est plus productif
    • L’image de l’entreprise est valorisée et gagne en flexibilité
    • Pour les équipes de nettoyage la tâche est plus rapide et plus simple

Quels en sont les inconvénients ?
    • Impersonnel  
    • Dépersonnalisation des lieux
    • Aménagement stérile

Comment mettre en œuvre le Clean Desk ?
1 - Information  
Expliquer à toutes les équipes les bienfaits de ce concept. (Pour rappel accrochez des rappels visuels) les avantages que les équipes pourront en retirer. Les responsables et managers seront aussi investi dans le projet

2 - Ranger, ranger

Regarder son poste de travail et enlever tout ce qui n’est pas essentiel pour la journée de travail.
Il est important de ne pas garder des documents déjà numérisés, de libérer de l’espace.
Ranger vos affaires personnelles dans des casiers (sac, tenue de rechange)

3 - Matériel

Prévoir les espaces de rangements, les étagères, les placards, les casiers avec une classification claire et précise.

Les équipements de bureau

L’ergonomie au poste de travail est aussi importante, un bureau épuré c’est bien mais, s’il n’est pas confortable la productivité sera réduite.

Les outils visibles seront l’ordinateur, un clavier, une souris et un téléphone.

Les autres outils telle que la calculatrice, les ciseaux, trombones, stylo, l’agrafeuse seront ranger dans des tiroirs.

Numérisez le maximum d’informations de documents

Rechercher des documents archivés, dans l’ordinateur seront plus facilement trouvés (pour cela de l’organisation dans l’ordinateur est essentiel) que sous une pile de dossiers, ou à l’aide des systèmes de recherches dans un serveur…

Plus facilement transportable sur un autre poste de travail ou pour facilite l’envoi de copie la numérisation est importante…

Soyons réaliste,  on est quand même plus à l’aise pour travailler dans un bureau bien rangé !