Dans le management de vos équipes, vous devez régulièrement animer des réunions d’équipe, de service, de site…Ces réunions peuvent être de vrais moments d’échanges et de cohésion, comme elles peuvent être ou devenir, des moments pénibles et redoutés de vos équipes…
Pour rendre vos réunions plus attractives et efficientes, suivez ces quelques conseils et vous pourrez donner une nouvelle dynamique à votre management !
Choisir le moment !
Une maladie affecte hélas beaucoup d’organisations … « la réunionite aigue ». Vous avez opté pour une réunion hebdomadaire ? Elle doit avoir un sens et se justifier son rythme…vous avez choisi le lundi matin ou le vendredi après-midi ?cela vous a paru être une bonne idée pour « lancer la semaine ou la conclure »…Un choix parfois peu judicieux. En fait, pour être certain d’avoir la meilleure attention de votre auditoire…posez leur la question et vous aurez la tendance (et les arguments) de votre équipe…le jour le plus opportun sera peut-être le mardi matin ou le jeudi après-midi…peu importe si c’est celui où vous serez certain d’avoir le plus de participation et d’impact.
Créer un « rituel » est important pour le rythme de vie du collectif, hebdomadaire ou une réunion mensuelle, essayez de l’associer avec un moment convivial pour qu’elle devienne une séquence de travail et de communication appréciée.
Partager l’animation !
Vos collaborateurs seront d’autant plus attentifs qu’ils se sentiront impliqués et contributifs. Apprenez à mieux les connaitre, proposez leur à tour de rôle ou selon leurs responsabilités, d’assurer la présentation, l’animation d’une partie de la réunion. Avec vos conseils pour ceux qui redoutent l’exercice ou votre supervision pour s’assurer de la qualité de leur présentation, vous permettrez à vos collaborateurs de développer leurs compétences en leur proposant de parler de leur travail, activité, métier, résultats…quels meilleurs moyens de les rendre acteurs de « leur réunion de travail » ?
Varier les lieux !
Valoriser la convivialité et le plaisir de se retrouver et de partager un moment de travail collectif, s’accompagne de petites attentions…vous savez…quelques viennoiseries, quelques boissons, un accueil sympathique, des pauses pour discuter…et votre réunion devient l’occasion de renforcer des liens de communication, d’échanges professionnels et peut être de futures collaborations ! Et le lieu influence réellement l’ambiance de travail. Une réunion très formelle peut s’accommoder d’une classique salle de conférence …mais osez des alternatives... sur un site de votre usine, chez un de vos fournisseurs ou client, pourquoi pas à l’extérieur des bâtiments aux beaux jours…ou même juste la salle du restaurant où vous déjeunez…sachez créer un intérêt nouveau, bousculer les habitudes…
Soyez innovant et Valorisez l’intelligence collective !
Enfin pour animer vos réunions, sortez du PowerPoint à 30 lignes illisibles …une fois pour toute arrêtez de faire la lecture à vos participants…ils savent lire vos slides...si…si…
Changer votre approche, panachez et alternez…pour donner vos informations, essayer les vidéos, les quizz, pour les solliciter, utilisez les outils du manager créatif (Meta plan*, Mindmapping, Schéma heuristique, MDD*, éventails et Storytelling).
Donner la liberté à l’intelligence collective de s’exprimer, inciter vos équipes à réfléchir ensemble aux problèmes ou aux difficultés rencontrées…
Vous verrez qu’ils peuvent trouver des solutions originales en valorisant la transversalité, le partage des pratiques et des compétences. Les approches conjuguées sont toujours plus fructueuses.
Faites participer vos auditeurs pour qu’ils s’approprient l’espace de ces réunions et qu’ils ressortent de ces moments avec le sentiment d’avoir avant tout d’avoir appris et compris.
Essayez ces approches, si nécessaire formez-vous à leur maitrise …faites de vos réunions des moments professionnels constructifs, conviviaux et enrichissants pour qu’à la fin de votre réunion, on vous demande…à quand la prochaine ???
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