Kick-Off Meeting
Lors du lancement d’un nouveau projet, la réunion de lancement, ou Kick-Off Meeting, permet de réunir les principales parties prenantes.
Cette réunion de lancement doit être le point de départ du projet.
Cette réunion réunie tous les protagonistes du projet, elle est à initiative du chef de projet.
C'est à partir de cette réunion que le travail sur le projet devient concret pour le client et pour les équipes de travail.
Cette réunion aura pour objectif de créer une rencontre entre les clients et les intervenants internes ou externes à l'entreprise, toutes les équipes de travaillent qui interviendront sur le futur projet seront représentées.
On communiquera les informations essentielles, on encouragera les échanges, on insufflera une dynamique positive au projet et aux équipes…
Cette réunion de lancement ou Kick-Off Meeting permettra à tous les collaborateurs d'avoir une idée précise et une vision globale du projet…
L'agenda, la planification, l'échéancier, tous ces éléments seront évoqués à ce moment-là et il en sera de même pour les contraintes et les exigences fixées...
Comment réussir et mettre en œuvre cette réunion ?
La réunion devra suivre un ordre du jour pour ne pas oublier certaines étapes et ainsi donner la parole à toutes les personnes présentes.
Pour plus de simplicité, le chef de projet devra envoyer le plan projet aux équipes intervenantes dans le projet.
L’intérêt d’un Ordre du jour, c’est de ne pas se disperser en discussion inutile pendant la réunion.
La première réunion, appelée Kick-off Meeting, se caractérise par les principales actions suivantes :
Les présentations des clients et des équipes est un point essentiel. les clients pourront mettent un nom, un prénom sur le visage des intervenants et connaitre leur rôle dans le projet
Exemple : Le graphiste, le Web designer...
Lister les risques, réglementations, législations, les contraintes et les problèmes qui peuvent survenir pendant la réalisation du projet
Exemple : Charte graphique à respecter…
L'objectif (le travail) de chaque équipe devra être connu
Exemple : Le designer devra proposer un flacon de parfum en forme de pomme…
Les étapes du projet (les grandes phases)
Exemple : La phase de création…
La communication et surtout les outils de communication entre les équipes seront essentiels
Exemple : L'échange des numéros de téléphone ou de mails des responsables de chaque équipe de travail pour une transmission rapide des informations…
L'échéancier, le planning, de l'avancée du projet le déroulement devra être connu de tous
Exemple : Pour le 22 octobre 2019, les premiers croquis devront être présentés…
Les questions sur le budget peuvent être posez
Exemple : Le budget création ne devra pas dépasser 20 000 euros…
Déterminer la date de la prochaine réunion qui aura pour but de voir l'avancée du projet, et de faire d’éventuels ajustements
Exemple : Dans un mois, à 10h réunion…
A la fin de la réunion, pensez à faire une synthèse sur les points essentiels et retranscrivez cela dans un document, afin de ne pas laisser de place aux malentendus entre tous les participants, et pour le faire valider par le donneur d’ordres.
Levez la réunion en remerciant toutes celles et ceux qui ont assisté à ce Kick-off meeting !
Info en plus :
« Evitez d’organiser les réunions en début d’après-midi, cela est totalement contre-productif car, souvent, tout le monde est en phase de digestion et forcément le niveau « d’écoute » n’est pas à son maximum…
Le secret d’un kick-off meeting réussi réside essentiellement dans une préparation minutieuse… »