La conduite de réunion



La réunion doit être un moyen de communication orale qui favorise les contacts, les échanges, la réflexion, la prise de décision entre les différentes personnes d’un groupe.

Il y a toute sortes de réunions : les réunions fortuites ou informelles, les réunions communautaires, les réunions professionnelles, etc…

Quelque soit le type de réunion, elle est généralement toujours conduite par un(e) « animateur (trice)»

A chacun son rôle (Exemple de schéma : le Ying et le Yang)

Conduite de réunion

Il existe différents types de réunions (liste non-exhaustive) :

 - Réunion d’information descendante et ascendante = L’objectif est d’informer

 - Réunion de négociation = Résoudre un conflit ou tensions dans un groupe

- Réunion de créativité/discussion = Qui doit favoriser  les échanges

 - Réunion de résolution de problème = L’objectif trouver des solutions

 - Réunion d’intégration  = Faciliter les échanges informels et intégrer

Les 3 étapes importantes pour une réunion efficace (exemple)

1/ La préparation :

- Définir l’objet ou le sujet
- Choisir le type de réunion
- Choisir les participants
- Prévoir la durée
- Elaborer des documents à remettre (éventuellement)
- Convoquer les participants
- Organiser salle

2/ Le déroulement :

- Accueil des participants
- Clarifier objectifs et ordre du jour
- Désigner le ou la secrétaire de séance (pour prendre des notes et rédiger le compte rendu)
- Gérer le déroulement
- Conclure la réunion

3/ Le suivi :

- Rédaction et diffusion du compte-rendu
- Mise en œuvre des actions
- Suivi et contrôles des résultats

Les missions de l’animateur sont primordiales, il doit :

    - Organiser la réunion : Il rappelle les raisons de la réunion, explique ordre du jour, définit les objectifs et conclut en fin de séance.

    - Gérer le temps : Il veille au respect des horaires prévus

    - Distribuer et gérer le temps de parole de chacun

    - Réguler la réunion : Il gère les intervenants et les comportements.

Les six objectifs à atteindre pour la personne qui conduit une Réunion

- Identifier : Objet et objectif
- Rassurer : Cadrage de la réunion
- Motiver : Valorisation du travail à effectuer
- Fédérer : Adhésion de tous
- Organiser : Méthodologie
- Mémoriser : Synthèse, résumé

Il est important également, pour la personne qui conduit la réunion, de gérer les comportements des différents participants. (Quelques exemples ci-dessous)

- Le bagarreur, agressif : Limiter ses interventions
- Le sage : Se servir de lui pour recentrer le débat
- Le présomptueux : Eviter de lui laisser trop la parole
- Le bavard : L’interrompre avec tact
- Le timide : Lui poser des questions pour l’aider à s’exprimer
- L’insatisfait : Le flatter pour qu’il s’exprime
- Le désinvolte, dormeur : Trouver ce qui l’intéresse
……

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